© تمامی حقوق برای شرکت سازند روی محفوظ است.
منو
1 – هدف:
هدف از تدوین و اجرای این رویه ، ارائه روشی به منظور برقراری ارتباطات درون و برون سازمانی است که شامل کلیه ارتباطات درون و برون سازمانی کلیه واحدهای شرکت به منظور اطمینان از تعاملات ضروری مؤثر با کلیه ذینفعان می باشد.
2 – شرح مسئولیت:
مسئولیت اجرای این روش بر عهده نماینده مدیریت و نظارت بر اجرای این روش بر عهده مدیرعامل است.
3 – تعاریف:
3-1 – ارتباطات: تمامی فعالیت های گفتاری ، نوشتاری و… درون و برون سازمانی که به نحوی در کیفیت عملکرد سازمان تاثیر دارند.
3-2 – ارتباطات درون سازمانی: شامل ارتباطات داخلی بین مدیران و کارکنان بخش های مختلف با یکدیگر است.
3-3 – ارتباطات برون سازمانی: شامل ارتباطات سازمان با سایر سازمان های خارجی مانند طرف های ذینفع، طرفهای ذیصلاح و آزمایشگاه های همکار می باشد.
3-4 –طرف های ذینع: افرادی که به عملکرد بهبود کیفیت مربوط می شوند و نیز از خطرات و جنبه های حاصل از آن تاثیر می پذیرند.
5- مراجع و مستندات
استاندارد ISO 9001: 2015
استاندارد ISO 14001:2015
استاندارد OHSAS 18001:2007
6- شرح روش :
6-1: ارتباطات درون سازمانی: برقراری ارتباطات درون سازمانی بر حسب نوع فعالیت های کاری سازمان متفاوت می باشد.برقراری ارتباطات ممکن است بر اساس میزان دستیابی به امکانات و ابزارها، از طریق تابلو اعلانات، ارائه گزارشات و برگزاری جلسات انجام گیرد،که می تواند موارد زیر را شامل گردد:
1- محصول یا محصولات جدید
2- مواد خام ، حین تولید ، خدمات
3- سیستم ها و تجهیزات تولیدی
4- انبارش
5- سطوح صلاحیت کارکنان
6- الزامات قانونی
7- اقدامات کنترلی
8- الزامات مشتریان
9- کلیه شرایط موثر بر کیفیت
آموزش کارکنان در خصوص مهارت های ارتباطی نقش بسزایی در سازمان دارد. این سازمان با آموزش پرسنل از طریق سرپرستان واحدها یا واحد آموزش
این اطمینان را می دهد که کلیه پرسنل از نحوه برخورد با شرایط اضطراری، محصول نامنطبق، نحوه انبارش و… آگاهی دارند.
آگاهی های لازم نظیر آشنایی با خط مشی کیفیت ومدیریت آشنایی با خط مشی زیست محیطی و ایمنی و بهداشت و اهداف کلان سیستم مدیریت زیست محیطی و ایمنی و بهداشت شغلی ، تغییرات در لیست خطرات و جنبه های بارز از طریق تابلو اعلانات به پرسنل منتقل می شود.
تلفن های ضروری به منظور ارتباط مستقیم با مدیریت، کنترل کیفیت، مسئول بهداشت و سایر واحدها با یکدیگر در اختیار کلیه پرسنل قرار گرفته است،همچنین لیست شماره تلفن های اضطراری اشخاص و سازمانها جهت آگاهی پرسنل در تابلو اعلانات نصب می گردد .
الزامات قانونی، دولتی و الزامات مشتری در رابطه با تولید محصول مطمئن به پرسنل اطلاع داده می شود تا محصولی را مطابق با الزامات تدوین شده
تولید نمایند.
جلسات : کلیه مشکلات و مباحث مرتبط با سیستم مدیریت کیفیت به صورت دوره ای برگزار می گردد و صورت جلسه آن جهت بررسی در اختیار نماینده مدیریت قرار می گیرد.
چارت سازمانی شرکت نشان دهنده ارتباطات افقی و عمودی بین واحدهای مختلف شرکت می باشد.
نحوه انتقال قوانین و مقررات زیست محیطی و ایمنی و بهداشت که از منابع برون سازمانی اخذ شده در روش اجرایی شناسایی و دستیابی به الزامات قانونی و سایر الزامات HSE-P118-00 قید شده است .
MSDS های تهیه شده از طریق مسئول HSE در اختیار واحدهای مرتبط قرار میگیرد .
به منظور دریافت نقطه نظرات کارکنان در زمینه های زیست محیطی و ایمنی و بهداشت ، صندوق پیشنهادات در محل شرکت و کارگاهها تعبیه شده و نیز نماینده کارکنان در HSE موظف به انتقال نظرات پرسنل در زمینه مسائل ایمنی و زیست محیطی طی فرم اقدام اصلاحی و پیشگیرانه به نماینده مدیریت می باشد .
– نحوه ارتباط داخلی در شرایط اضطراری در روش اجرایی آمادگی و واکنش در شرایط اضطراری HSE-P120-00 به طور کامل تشریح شده است .
کلیه جنبه های زیست محیطی و خطرات موجود با همکاری پرسنل مرتبط شناسایی شده و هرگونه تغییرات در جنبه های زیست محیطی و خطرات که بواسطه تغییرات اجتناب ناپذیر در سیستم صورت پذیرد ، با همکاری و نظر خواهی از پرسنل مرتبط و یا نماینده کارکنان در واحد HSE تهیه می شود .
نحوه ارتباطات بین سطوح مختلف سازمانی و خطوط گزارش دهی در نمودار سازمانی مندرج در نظام نامه IMS توصیف شده است .
کلیه دستورالعمل های زیست محیطی و ایمنی و بهداشت از طریق مسئول HSE و با لحاظ داشتن نظرات پرسنل که به تایید مدیر واحد مربوطه رسیده تهیه و تدوین میشود.
6-2- ارتباطات برون سازمانی
6-2-1- ارتباط با آزمایشگاه های همکار: کنترل مواردی که در داخل شرکت امکان پذیر نباشد،از آزمایشگاه های خارجی درخواست می شود کنترل هایی بر روی موارد خواسته شده انجام دهند تا از صحت عملکرد شرکت اطمینان حاصل گردد.این مورد شامل کالیبراسیون کل تجهیزات و آنالیز برخی ناخالصی ها می باشد که مسئولیت آن بر عهده مسئول آزمایشگاه می باشد.
6-2-2- مشتریان: مشتریان به عنوان مبنایی برای پذیرش کیفیت محصول تولیدی شرکت می باشند. نظرسنجی و شکایات مشتریان در خصوص عملکرد شرکت و محصول تولیدی از طرق مختلف (شفاهی، کتبی، تلفنی) به واحد نماینده مدیریت منتقل می شود.
6-2-3- مراجع ذیصلاح قانونی و مقرراتی و سایر سازمانها: واحد کنترل کیفیت برای حصول اطمینان از تولید محصولات مناسب با مراجع قانونی و مقرراتی از قبیل اداره استاندارد در ارتباط بوده و از الزامات و استاندارد تدوین شده آن ها استفاده نماید و آن را بعنوان مبنایی برای پذیرش سطح کیفیت محصول در سازمان قرار دهد
6-2-4- واحد بازرگانی از طریق ارزیابی تامین کنندگان و ارائه گزارش ارزیابی مربوطه، با تامین کنندگان در ارتباط است.
6-2-5- به منظور دریافت قوانین و مقررات زیست محیطی و ایمنی و بهداشت ، مسئول واحد حفاظت و ایمنی با همکاری نماینده مدیریت موظف است سالیانه یکبار با سازمانها و مراکز مربوطه که در روش اجرایی شناسایی و دستیابی به الزامات قانونی و سایر الزامات HSE-P118-00 قید شده مکاتبه نموده و در صورت دریافت قوانین جدید ، آنرا در فرم ابلاغ مستندات ثبت نموده و در اختیار کاربران قرار دهد .
6-2-6 – ارتباط با پیمانکاران داخلی به منظور اخذ نظرات آنان در مورد ایمنی و بهداشت و محیط زیست توسط مسئول HSE در ستاد و کارگاهها انجام می گیرد .
6-2-7- به منظور اخذ MSDS از فروشندگان مواد و کالا ، مسئول HSE می بایست اطلاعات مورد نیاز را در اختیار واحد تدارکات قرار داده و این واحد موظف به اخذ MSDS و یا دستورالعمل های مربوط به ملاحظات زیست محیطی و ایمنی کاربرد کالای مورد نظر ( در صورت وجود ) از فروشنده می باشد .
6-2-8- انعکاس عملکرد زیست محیطی و ایمنی کارگاهها و نحوه رسیدگی به شکایات و نظرات گروههای علاقمند
* هرگونه نظرات یا شکایات از گروههای علاقمند از طریق نماینده مدیریت دریافت شده و پیگیری های لازم تا حصول به نتیجه مطلوب ، انجام می گیرد . در نهایت پاسخ مورد نظر بصورت کتبی یا شفاهی به اطلاع ذینفع رسانده می شود .
*نماینده مدیریت موظف است موارد فوق را در جلسات بازنگری مدیریت مطرح نماید .
6-2-9- برقراری ارتباط با سازمان هایی که عملیات اندازه گیری یا پایش جنبه ها و ریسک ها را انجام می دهند بر عهده مسئول HSE با همکاری نماینده مدیریت می باشد .
*چگونگی بـرقراری ارتباط با طرفهای برون سازمانی در شـرایط اضطراری در روش اجـرایی آمادگی و واکنش در شرایـط اضطراری
HSE-P120-00 تشریح شده است .
6-2-10- درصورت انجام هر گونه بازدید از واحدها ، سرپرست واحد می بایست موارد را به اطلاع مسئول HSE برساند تا اقدامات لازم در خصوص ارائه اطلاعات مورد نیاز به بازدید کنندگان نظیر خطرات احتمالی ایمنی و بهداشت و موارد زیست محیطی و … انجام گیرد.
© تمامی حقوق برای شرکت سازند روی محفوظ است.